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Servicios administrados crecen como opción empresarial

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La búsqueda de mejora de la productividad y control del gasto se está convirtiendo en un eje central para las empresas, para esto están ampliando posibilidades que antes no se consideraban, o se realizaban en casos excepcionales, por lo que la administración de servicios se está posicionando como una nueva opción.

La modalidad de servicios administrados permite entregar un servicio, producto o herramienta para que un tercero gestione lo relativo a ese proceso y los recursos que implica, con lo que se asegura una atención profesional a una necesidad, de acuerdo con lo estipulado por ambas partes. En el caso del manejo de impresiones, lo que se establece es que se cuente con equipos que optimicen la necesidad de impresión de acuerdo con el volumen de la oficina, supliendo desde los suministros (papeles, tóner), hasta los profesionales técnicos a cargo de los equipos.

“El incremento de costos en las áreas de negocio reta a los empresarios a encontrar nuevas formas de reducir los gastos generales, sin afectar la productividad. Según datos de la firma analista Gartner, tan solo en impresiones se puede consumir entre 1% y 3% de los ingresos anuales de una empresa”, indicó Marisela Rivera, Directora de Tecnología y Soluciones de Valor de Corporación XDV.

Además de los gastos en consumo, se debe sumar el tiempo dedicado por cada persona de la empresa para realizar una impresión, resolver problemas (en el caso de TI) u otros contratiempos que surjan que no son parte esencial del negocio pero que sí afectan el día a día laboral.

“Los servicios administrados están cada vez más presentes en las vidas empresariales, los sistemas de cobro y atención del usuario están pasándose a la nube debido a sus beneficios; con el hardware se puede hacer lo mismo mediante este modelo de negocio”, explicó Marisela Rivera.

Se espera que los servicios administrados sean el siguiente paso después del leasing, no sólo en impresión, sino en una serie de estrategias dirigidas a que el personal pueda evitar distracciones y pérdidas de tiempo derivadas del mantenimiento preventivo o correctivo de un equipo o sistema.

Análisis para optar por un servicio administrado

Ya sea para impresión u otro servicio que se desee entregar a un tercero bajo esta modalidad, es importante que se cuente con un diagnóstico profesional sobre las necesidades que tiene de equipo, personal y el tiempo y uso de ambos.

El primer paso es revisar la compra de equipo en función a los requerimientos, normalmente las empresas tienen más equipo del necesario y en cambio deberían aplicarse estrategias para mejorar su productividad.

El segundo paso es revisar con qué equipos se cuentan y la infraestructura. Los volúmenes de uso y qué otras herramientas pueden utilizarse (como la digitalización de documentos para reducción de documentos impresos).

Seguidamente se debe buscar el formato o la modalidad de outsourcing adecuado para la empresa, en algunos casos un leasing será suficiente, en otros se necesita un nivel de servicio más alto y se puede optar por un contrato de servicio totalmente administrado.

“Lo más importante de cualquier método de tercerización es contar con un proveedor profesional y especializado en el tema y realizar el análisis de los beneficios, de esa forma se pueden crear estrategias que aumenten la productividad y permitan colocar los recursos internos en donde realmente se necesitan”, señaló Marisela Rivera.

 

marzo 25, 2015
Servicios administrados crecen como opción empresarial
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