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Cómo evitar el “meetnapping”

Startup Stock Photos ¿Estas familiarizado con el término “meetnapping”? Si no lo estas, de seguro si lo estarás con su significado: es la tendencia de “secuestrar” a una persona al obligarla a atender reuniones que le son inútiles… Seguro que no te agrada ser víctima del ‘meetnapping”, de hecho es algo totalmente improductivo, tanto para ti como para la empresa en general. Sin duda, esta tendencia es una verdadera amenaza para la productividad empresarial. Sabemos que la colaboración es esencial para el éxito, pero no a ese precio… Podrías probar alguna de las siguientes sugerencias con tus colegas:  ¿Realmente necesitamos reunirnos? Es una buena práctica tener un horario flexible de reuniones periódicas, pero asegurándonos que sirvan a un propósito y validando que los invitados realmente sean necesarios…frecuentemente veremos que no es el caso. Para evitar que el meetnapping impacte en exceso en nuestra organización, podríamos establecer algunas reglas que nos permitan hacer más productivas esas reuniones que terminan siendo inevitables. -Tener siempre objetivos claros. Las reuniones “para que todos estén enterados” son el típico caso que disminuye la productividad de las empresas. Cada reunión debe tener un propósito en específico, para el cual todos los participantes tienen algo que aportar. No tiene sentido productivo invitar  a “oyentes”. -Agenda con temas y tiempos definidos. Las reuniones sin planeación tienen el riesgo de que los participantes no cuenten con la información que se requiere para llegar al objetivo y que deban reagendarse. Algunos consultores han establecido que hasta 25% del tiempo en las reuniones se dedica a temas irrelevantes, usualmente no agendados. Establecer una hora de inicio y conclusión es muy importante para hacer que las reuniones sean productivas. Si al llegar la hora indicada de finalización, y no se han abordado todos los temas, debe reagendarse y no alargarla. -Sin celulares, computadoras y tablets. Aunque a más de un participante, el no tener el celular en la mano podría provocarle un ataque de ansiedad, enfocarse 100% en los temas que se discuten es prioritario para hacer las reuniones más productivas. Algunas empresas, incluso, tienen una caja de celulares, donde los participantes depositan sus teléfonos antes de iniciar la reunión. Las tablets o computadoras solo tienen espacio para tomar nota de los aspectos tratados...siempre con el riesgo de perder la atención al revisar las alertas entrantes. -Reuniones de pie y ‘walking meetings”.  Una manera novedosa de abordar las reuniones y hacerlas más dinámicas y cortas es hacerlas de pie. No deben durar más de 15 minutos o se corre el riesgo de perder la atención de los participantes. En cuanto a las “walking meetings” o reuniones caminando, éstas se realizan en el exterior, como en un parque cercano a la oficina y para nunca con más de tres participantes.

Por: Giovanny León

* Experto en gestión de equipos de alto desempeño  
Julio 8, 2015
Cómo evitar el "meetnapping"
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