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20 consejos de tesorería para empresas familiares

EMPRESAS FAMILIARES 5 La tesorería es, junto con los inventarios, el área más “atractiva” de las empresas familiares. La línea que divide los recursos de la familia de los recursos del negocio es tan fina que es muy difícil de percibir por los accionistas. El mismo sentido de pertenencia que lleva a los socios a vivir por y para el  negocio, los invita, muchas veces, a considerar a la entidad  como su banco personal. Si a esto añadimos las presiones familiares que exigen un mejor nivel de vida y lo tentador que se vuelve para todo el personal manejar diariamente cifras y dinero, tenemos los ingredientes perfectos para lograr un severo problema financiero. Así pues, los 20 puntos básicos de control son: - La empresa tiene cuentas bancarias propias, totalmente independientes de las cuentas personales de los accionistas. Este punto que parece tan obvio es una de los principales errores que se cometen en las empresas familiares incipientes. - Las remuneraciones de los accionistas, y demás empleados relacionados con la familia, deben ser fijadas de acuerdo a los mismos parámetros que el resto del personal y serán canceladas semanal, quincenal o mensualmente según corresponda. - Las facturas emitidas por la entidad serán cobradas con cheques, transferencias y/o pagos con tarjetas a su favor. Se evitarán los cobros en efectivo que inducen y facilitan el menoscabo de la tesorería empresarial. Los cheques deberán completarse totalmente por el emisor, cuidado con la frase “No se preocupe, nosotros le colocamos el sello con el nombre de la empresa…”. En todos los documentos mercantiles se establecerá claramente a nombre de quien se deben emitir los pagos. - Las cobranzas de la empresa son un asunto de vital importancia. Deben ser planificadas, obedecer a zonas predeterminadas y contar con sistemas de recaudación bien establecidos y reglas claras. No se puede sustentar la tesorería de una compañía en batidas esporádicas y sin control, que solo logran molestar a los clientes y alcanzar cuotas mínimas de recaudación. - El personal que vende, cobra y deposita debe pertenecer a diferentes departamentos. La confluencia de dos o más responsabilidades en una misma persona solo acrecienta el riesgo de pérdidas empresariales. - Los fondos de la empresa son para honrar compromisos de la empresa, no para satisfacer gastos personales de los accionistas. Cuántas veces he visto que no hay fondos para cancelar la nomina, porque fueron usados para reparar el “juguete” preferido del accionista principal… - El resguardo de chequeras, sellos, números y tipos de cuentas bancarias, claves y demás datos confidenciales deben seguir siendo confidenciales. Estos datos deberán ser manejados por contadísimas personas y establecer reglas muy estrictas para la selección y auditoría. - Se deberá contar con una caja fuerte donde se resguarden las cobranzas no depositadas, claves, chequeras no utilizadas, dinero en efectivo, pagarés, bonos y demás documentos e información delicada. No es lugar adecuado cualquier archivador o cajón en una “oficina segura”. - Las cajas chicas deben ser manejadas bajo estrictas normas. El fondo de las mismas deberá cubrir, aproximadamente, 3 semanas y se establecerá muy claramente los montos máximos y tipos de pagos a realizar. - Se comparará, periódicamente, los avances de las obras ejecutadas contra los abonos recibidos. Esto garantiza la oportuna facturación de los servicios prestados, el correcto cobro de los saldos pendientes y el cuadre sistemático entre las cifras del proveedor y el cliente, evitando “perdida” de información y fondos. - Cuidado con el personal “yo no sé…”. Bajo esa frase puede esconderse el más hábil de los defraudadores… - El cuadre de caja debe ser, al menos, diario. Se establecerán los formularios que permitan, de manera clara y rápida, mostrar la comparación entre lo vendido y cobrado (para el caso de locales que atienden directamente publico) y como esa recaudación se reparte en los diferentes medios de pago (efectivo, cheques, tarjetas de crédito y/o debito…) y en los diferentes bancos. Para el caso de empresas cuya cobranza se nutre de facturas a crédito se deberán comparar diariamente los datos emitidos por cobranza, caja y contabilidad, a fin de detectar inconsistencias. - El análisis de crédito debe ser llevado a cabo por personas capacitadas e independientes del departamento de ventas. Se necesita una evaluación imparcial del cliente, lo que no quita que se escuchen las observaciones del vendedor correspondiente. La mejor política es comenzar con ventas de contado e ir otorgando, paulatinamente, créditos más amplios. - Los arqueos “sorpresa” de caja chica y cuentas por cobrar son una herramienta imprescindible. Igualmente las conciliaciones bancarias comparativas (contabilidad vs tesorería) dan excelentes resultados. Las actividades “sorpresa” no significa falta de planificación por parte de sus ejecutores. - No se puede mantener como partida conciliatoria por más de un mes, cheques pendientes de cobro, notas de crédito y/o debito no registradas en libros o banco, o cualquiera otra partida. Las conciliaciones bancarias tienen como fin detectar y subsanar deficiencias en los registros, no realizar listas interminables de “asuntos” pendientes. - Los informes arrojados por los sistemas informáticos deben de ser consistentes y estar actualizados. De nada sirve que el departamento de cobranza tenga el listado de deudas actualizadas mensualmente.  El procesamiento de las cobranzas debe ser diario y su reflejo en los reportes financieros, inmediato.   - Las deudas de los clientes de poco movimiento y gran valor deben ser objeto de especial revisión. - La información relativa a pagarés y demás préstamos bancarios debe ser contrastada entre contabilidad, tesorería y banco, al menos una vez al mes,  a fin de detectar inconsistencias y subsanarlas. - Se habilitará un espacio físico para la caja de la empresa. Este lugar, a ser posible, será accesible sin necesidad de entrar en las demás instalaciones de la compañía y contará con las medidas de seguridad adecuadas.  No es recomendable situar la caja de una entidad en un lugar altamente transitado y sin vidrios protectores. - Por último, la recomendación general: Se realizaran auditorias programadas que detecten fallas en los sistemas propuestos.

Por: Ana Teresa Rodríguez C.

www.rodriguezc.com
Noviembre 11, 2015
20 consejos de tesorería para empresas familiares
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