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11 pasos para racionalizar un recorte de costos

COSTOS 1 Las crisis siempre obligan a realizar ajustes. Algunos pueden ser muy dolorosos, pero casi siempre resultan indispensables para mantener la salud de la empresa. Una de las respuestas más inmediatas, cuando los problemas se presentan, es reducir costos. La experiencia histórica demuestra que reducir costos no ni sencillo ni una práctica exenta de riesgos, que pueden ser muy graves si los recortes afectan el potencial productivo de la compañía. A continuación presentamos 18 pasos que permiten racionalizar una estrategia de recorte de costos, sin afectar la médula del negocio y su capacidad para crecer, luego de que la crisis pase. Que siempre pasan. 1 Verifique, antes de comprar, que realmente necesita ese producto o insumo. Muy a menudo en las organizaciones se hacen compras que no se necesitan, o bien podrían haber sido sustituidas por otras más económicas. Establezca niveles de aprobación para los diferentes gastos y departamentos y utilice la herramienta de niveles mínimos de inventarios para los servicios generales, esto último permite anticipar necesidades y obtener mejores condiciones de compra. 2 Evalúe permanentemente los precios y ofertas ofrecidas por sus proveedores habituales. La costumbre, muchas veces, lleva a estancarse con un proveedor determinado, ya que es más cómodo. Eso impide buscar mejores precios y condiciones en otras empresas. Nunca hay que descartar la política de solicitar al menos tres cotizaciones antes de comprar, hoy Internet facilita muchísimo este proceso y, en algunos casos, podemos obtener precios de manera instantánea. 3 Analice los gastos actuales detenidamente. Hay que comenzar por los más obvios y seguir con aquellos que pudieran parecer menos importantes. Inicie con los gastos de personal, de viaje, mercadeo, I+D, mantenimiento, seguros, servicios públicos, financieros… Establezca no solo la cuantía, sino el cómo, cuándo, por qué y a quién se le compran estos insumos. No cometa el error de promediar el monto total entre 12 meses, establezca de manera minuciosa la temporalidad de cada tipo de gasto y compare con períodos similares de ejercicios anteriores, considerando cantidades, valores absolutos y valores relativos. Recuerde que esta evaluación afecta no solo los resultados económicos de la organización, sino también el flujo de caja. 4 Comprenda el comportamiento de los gastos de su negocio. ¿Por qué realizo este gasto?, ¿para qué lo realizo?, ¿qué objetivo quiero lograr con esta erogación? Se sorprenderá con la cantidad de dinero que se pierde o subutiliza bajo la premisa de “necesitamos gastar esta partida presupuestaria antes del cierre del ejercicio”. 5 Si un gasto disminuye, ¡analícelo! Así como debemos estudiar las variaciones negativas, también debemos evaluar las positivas, para conocer sus causas y su cuantía absoluta y relativa. Una disminución de gastos se puede deber a varios factores: baja en el consumo, mejores condiciones en el precio, cambio de proveedor, optimización en los controles, utilización de nuevos equipos o personal…las causas pueden ser múltiples y todas ellas pueden servir de ejemplo para otras áreas de la organización. 6 Escuche a su equipo. Sus colaboradores conocen el manejo diario de las operaciones, haga sondeos formales e informales para conocer dónde se pierden oportunidades de ahorro y promueva su participación creativa, a través de concursos para captar ideas que optimicen los gastos. Premie de manera pública y privada las buenas iniciativas y mantenga una actitud de escucha permanente. 7 Hable con sus clientes y establezca que aspectos de su producto y/o servicio ellos valoran realmente y cuales puntos le permiten reducir gastos. 8 Comience ahorrar con cosas simples mientras estudia y diseña planes más complejos. A veces, las soluciones son tan simples como instalar controladores que eviten que las luces queden encendidas, que los grifos desperdicien agua, que las máquinas se mantengan encendidas con un alto consumo energético, que el reparto de material de oficina se haga de manera anárquica y que las impresiones se realicen en papel nuevo cuando se puede hacer en papel reciclado. Nada evita que usted siga trabajando en aspectos más complejos mientras estas medidas son tomadas de manera inicial. 9 Encuentre ahorro en aspectos que consideraba “superados”. Revise que sus proveedores le facturen con los mismos precios y condiciones que le cotizaron, converse con su entidad bancaria y consiga mejores condiciones para su crédito, busque optimizar sus procesos productivos y administrativos, a fin de minimizar errores y evitar trabajos duplicados, mantenga limpio su inventario y no utilice costosos espacios en almacenar productos obsoletos o averiados. 10 Evalúe alternativas de trabajo a distancia. Cada vez es menos útil contar con una oficina permanente que apenas es ocupada unas horas al mes. El uso de las modernas herramientas telemáticas mantiene unido a grupos completos de trabajo y el alquiler de espacios por horas, en algún centro de operaciones, puede cubrir las necesidades de espacio físico. Recuerde que el contar con una oficina implica alquileres, personal adicional, servicios públicos, seguros y otros gastos relacionados que, de otra forma, se puede redirigir a tareas más productivas. 11 Evalúe la relación costo/beneficio de las medidas a tomar. Si el ahorro que se va a lograr le arroja pingües beneficios y el personal lo percibe como un elemento “agresivo” considere la opción de no emprender la medida. No pelee “guerras pírricas” y no juegue, ni con la calidad del producto, ni con la moral de su equipo.

Por: Rodríguez, Carracedo & Asociados

-Firma de contaduría y asesoría financiera.
www.rodriguezc.com
Octubre 19, 2015
11 pasos para racionalizar un recorte de costos
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